Apprenti·e BTS Support à l’Action Managériale RENNES

PRESENTATION SYNTHETIQUE DU SERVICE
La direction des canaux de Bretagne (CANAUX) de la Région Bretagne a en charge l’exploitation, l’entretien et la mise en valeur des principales voies navigables bretonnes : Vilaine, Canal d’Ille et Rance, Blavet et Canal de Nantes à Brest. Composée de 4 services (le service infrastructure et ouvrages (SIO), le service valorisation touristique et développement durable (SEVAD) et 2 services territorialisés), elle regroupe un effectif de près de 200 agents, pour la plupart répartis sur le linéaire des cours d’eau concernés.
La direction des canaux de Bretagne comprend :

- Un directeur, une assistante de direction, un chargé d’étude patrimoine et une responsable qualité environnement sécurité.

- Un service valorisation touristique et développement durable (SEVAD),

- Un service infrastructure et ouvrages (SIO),

- Deux services opérationnels : la subdivision Vilaine, canal d’Ille et Rance (basée à Atalante) et la subdivision Blavet, canal de Nantes à Brest (basée à Malestroit)
La direction regroupe un effectif total de 202 agents.

La direction des canaux travaille actuellement sur l’amélioration de l’accueil des usagers et l’orientation des demandes.
L’apprenti.e, par ses connaissances et ses compétences, doit participer à la consolidation du lien avec les usagers et partenaires extérieurs (élus locaux, collectivités, établissements publics, associations, acteurs économiques …). Ce travail permettra d’alimenter l’outil de Gestion Relation à l’Usager (GRU).

Sous la responsabilité de la Maître d’apprentissage, l’apprenti·e sera formé·e et participera aux activités courantes de l’équipe et plus particulièrement à celles confiées à un.e assistant.e de Direction à savoir :

Assurer le secrétariat de la direction,

- Proposer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi,

- Assurer la planification et la logistique des réunions et des déplacements,

- Prendre des rendez-vous et tenir à jour des agendas,

- Élaborer les dossiers préparatoires aux réunions et transmettre les documents,

- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion.
Coordonner l’accueil et le courrier de la direction

- Assurer l’accueil, orienter les interlocuteurs si besoin,

- Gérer le courrier entrant-sortant (papier et dématérialisé),

- Gérer la boite mail générique,

- Assurer et suivre le respect des délais de réponse, de la direction, des subdivisions et des services,
Participer à l’organisation administrative de la direction

- Participer à l’élaboration de procédures internes en lien avec l’animateur du système de management QSE,

- Centraliser et diffuser les informations dans les services et les subdivisions,

Assurer un appui aux subdivisions et services pour l’ensemble des missions ci-dessus.
Participer au suivi de l’activité et des projets de la direction

Relations hiérarchiques :

- L’agent-e dépend directement de (n+1) : sa maître d’apprentissage et du directeur des canaux de Bretagne
Relations fonctionnelles :

- Au sein de la direction :
Directeur.trice.s, chef.fe.s de service et chef.fe.s de subdivision, secrétariats et tous agents de la direction

- Au sein de la collectivité :
Les directions et services fonctionnels.

- Partenaires extérieurs :

- Les associations d’usagers, collectivités, etc…

Lieu de travail : CESSON-SEVIGNÉ (35) bâtiment Atalante

Horaires et temps de travail : 35 heures annualisées

COMPETENCES A ACQUERIR pendant la formation

Savoir et savoir faire
• Maîtriser les outils bureautiques,
• Maîtriser les techniques de secrétariat,
• Maîtriser les techniques de classement et d’archivage,
• Maîtriser les techniques d’accueil.

COMPETENCES REQUISES

Savoir être
• Avoir de bonnes qualités relationnelles
• Être rigoureux-se
• Être discret-e et respecter la confidentialité des informations
• Savoir respecter les délais
• Être loyal-e
• Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées